Nếu mới tham gia Shopee, có thể bạn sẽ bỡ ngỡ không biết cách xử lý và xác nhận đơn hàng như thế nào? Đừng lo! Bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Trước tiên, để xác nhận đơn hàng, bạn phải có shop trên Shopee, đã đăng bán sản phẩm và có người đặt hàng tại Shop của bạn.
Khi thấy thông báo có khách đặt hàng, bạn tiến hành xác nhận đơn hàng theo các bước như nội dung dưới đây.
Cách xác nhận đơn hàng trên Shopee
Khi có người đặt hàng tại Shop của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo từ Shopee. Tuy nhiên, lúc này không xác được ngay, bạn phải chờ hệ thống Shopee duyệt đơn hàng đó trước.
Điều này đảm bảo hàng hóa bạn bán không thuộc danh mục không được phép kinh doanh trên Shopee và xác minh độ tin cậy khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho chủ Shop – chính là bạn.
Sau thời điểm người mua đặt hàng 30 phút mà khách không hủy đơn, hệ thống Shopee sẽ xác nhận đơn hàng của bạn. Khi đó, đơn hàng sẽ được thông báo ở mục Chờ lấy hàng. Lúc này, bạn mới bắt đầu thực hiện các bước xác nhận đơn hàng.
Bước 1: Bạn đăng nhập tài khoản Shopee > Vào mục Tôi > Chọn Shop của tôi > Vào mục Chờ lấy hàng (Có hiện biểu tượng thông báo màu đỏ, số trong ô đỏ là số lượng đơn hàng bạn cần xử lý).
Bước 2: Sau khi vào mục Chờ lấy hàng, bạn chọn mục Chuẩn bị hàng (ô màu cam góc dưới bên phải mỗi đơn hàng).
Bước 3: Bước này bạn cần đặt ngày shipper đến lấy hàng và xác nhận. Thao tác cần thực hiện là Chọn Ngày lấy hàng và Địa chỉ cần giao > Chọn Xác nhận.
Không phải đơn hàng nào cũng được shipper đến tận nhà bạn lấy, điều này phụ thuộc vào việc cài đặt của bạn khi Chọn phương thức giao hàng (hướng dẫn chi tiết trong phần tiếp theo). Bạn cũng có thể lựa chọn Tự mang hàng đến bưu cục hoặc có người đến lấy, sau đó chọn địa điểm người nhận và Xác nhận.
Chọn địa chỉ bưu cục bạn sẽ mang hàng đến
Sau khi cài đặt vận chuyển xong, bạn đóng gói hàng hóa, dán Phiếu giao hàng theo mẫu Shopee hoặc ghi tay mã vận đơn ra giấy và dán vào bọc hàng. Sau đó gửi hàng tới bưu cục và chờ giao là xong.
Một số quy định bắt buộc của Shopee đối với các chủ shop trong việc xác nhận đơn hàng như sau (Bạn nên tuân thủ điều này vì nó ảnh hưởng đến việc Shopee đánh giá độ uy tín của shop bạn. Từ đó tác động đến độ ưu tiên hiển thị shop khi khách hàng tìm kiếm):
- Xác nhận đơn hàng trước 15 giờ (3 giờ chiều) mỗi ngày (trừ ngày nghỉ và ngày lễ).
- Không được thay đổi địa chỉ lấy hàng khác so với địa chỉ mặc định hiển thị khi người mua đặt hàng. Nếu thay đổi địa chỉ từ nội thành sang ngoại thành, chủ shop sẽ phải chịu thêm phí ship 11.000đ đối với dịch vụ giao hàng của Giao hàng nhanh. Shopee sẽ trừ mức phí này khi giao hàng thành công vào chính tiền hàng của bạn.
- Bạn phải giao hàng cho đơn vị vận chuyển trong 2 ngày kể từ khi nhận được thông báo có đơn hàng trên hệ thống (tính cả thời gian chờ Shopee xác nhận là 30 phút; không tính chủ nhật và các ngày lễ).
- Hãy giữ phiếu gửi hàng để chứng minh bạn đã giao hàng cho đơn vị vận chuyển cho đến khi xác nhận đã giao thành công phòng trường hợp bất trắc xảy ra còn có giấy trắng mực đen đối chiếu.
Thao tác thiết lập Đơn vị vận chuyển và Xử lý đơn hàng
Để đỡ tốn phí Ship, thuận lợi nhất cho cả khách hàng và chủ shop, bạn nên lựa chọn đơn vị vận chuyển là đối tác của Shopee, chọn đúng kích thước và khối lượng hàng, giao hàng cho đơn vị vận chuyển đúng hạn (trong vòng 2 ngày kể từ khi xuất hiện đơn hàng trên hệ thống).
Khi đó, cả bạn và khách đặt hàng đều có thể theo dõi tình trạng giao hàng, có thể được tính phí Ship ưu đãi, nâng cao độ tin cậy của Shop trong hệ thống.
Các bước thiết lập đơn vị vận chuyển như sau:
Bước 1: Vào Kênh người bán > Chọn Vận chuyển > Chọn Cài đặt vận chuyển.
Bước 2: Trong phần Cài đặt vận chuyển bạn sẽ thấy danh sách các đơn vị vận chuyển là đối tác của Shopee. Bên phải mỗi cái tên có biểu tượng mũi tên đi xuống, bạn kích chuột vào đó. Chuyển đèn màu xanh ở dòng Thiết lập làm đơn vị vận chuyển ưu tiên nếu bạn muốn chọn đơn vị đó làm đơn vị vận chuyển ưu tiên. Khi đó, đơn vị vận chuyển mặc định các đơn hàng của bạn là đơn vị đã chọn.
Bước 3: Chọn khối lượng sản phẩm. Điều này bạn cần thực hiện khi thêm sản phẩm mới vào shop trong mục Thêm sản phẩm. Nếu khi cập nhật sản phẩm mới bạn chưa cài đặt đơn vị vận chuyển có thể chỉnh sửa.
Trong phần cài đặt vận chuyển của sản phẩm, danh sách các đơn vị vận chuyển xuất hiện, dựa vào khối lượng sản phẩm và hạn mức từng đơn vị để lựa chọn phù hợp nhất.
Trong hình này, nếu sản phẩm nặng 80kg, bạn không thể chọn J&T Express mà nên chọn Giao hàng nhanh (hạn mức bằng Viettel Post nhưng giá rẻ hơn)
Cách xử lý đơn hàng hàng loạt trên Shopee
Phía trên là hướng dẫn xác nhận đơn hàng thủ công, từng đơn một. Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với Shop mới mở, chưa có nhiều khách hàng. Khi Shop đã có lượng khách lớn, ổn định, bạn cần có phương án xử lý đơn hàng hàng loạt đề tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao hơn, tránh nhầm lẫn.
1. Các bước xác nhận đơn hàng hàng loại
Bước 1: Đăng nhập tài khoản Shopee > vào Kênh Người Bán > chọn Quản lý vận chuyển > danh sách các đơn hàng tương ứng với từng đơn vị vận chuyển hiện ra.
Bước 2: Chọn Giao Hàng Loạt ở ô màu cam bên phải hoặc ngay dưới dòng Quản Lý Vận Chuyển > Chọn đơn vị vận chuyển bạn cần ưu tiên xử lý trước > Danh sách các đơn hàng tương ứng với đơn vị vận chuyển đó hiện ra.
Bước 3: Chọn hình thức giao hàng. Bạn có thể chọn ô Yêu cầu tới lấy hàng (Shipper đến tận nhà bạn lấy hàng) hay Gửi hàng tại bưu cục (Bạn phải tự mang hàng đến bưu cục.
Trường hợp 1: Bạn chọn Yêu cầu tới lấy hàng.
Với cách này, bạn phải thiết lập các cài đặt online như Chọn tổng số đơn hiển thị trên trang, Chọn ngày Shipper đến lấy hàng, Kiểm tra địa chỉ lấy hàng (có thể đổi tuy nhiên có lưu ý về phí thu, mình đã nhắc đến ở trên). Sau đó bạn chọn Xác nhận, hệ thống tự tạo mã vận đơn cho đơn hàng của bạn.
Tiếp theo, bạn in Phiếu giao hàng theo mẫu của Shopee hoặc tự ghi mã vận đơn và dán vào gói hàng cần giao, chờ họ đến lấy là xong.
Trường hợp 2: Bạn chọn Gửi hàng tại bưu cục
Với cách này, bạn gói hàng, ghi mã vận đơn dán ra ngoài và mang hàng tới bưu cục. Sau đó nhấn “Xác nhận” trên website.
Lưu ý: Nếu bạn không muốn viết đơn các loại Phiếu gửi hàng, Phiếu xuất hàng, Phiếu đóng gói, có thể chọn In Phiếu Giao Hàng Loạt trên website.
2. Các loại phiếu của đơn hàng
Phiếu gửi hàng
Đây là phiếu người bán phải dán lên gói hàng trước khi giao cho đơn vị vận chuyển.
Phiếu xuất hàng
Phiếu này ghi tất cả thông tin về đơn hàng, do người xuất hàng bên Shopee cấp cho người bán.
Phiếu đóng gói
Dành cho bộ phận Đóng gói hàng: Sau khi nhận sản phẩm và phiếu đóng gói, bộ phận Đóng gói hàng sẽ dễ dàng nắm được thông tin chi tiết của các sản phẩm trong đơn hàng.
Lời kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết 2 cách xử lý đơn hàng trên Shopee. Nếu số lượng đơn hàng nhỏ, bạn có thể xử lý thủ công từng đơn một. Nếu số lượng đơn hàng lớn hơn 40 đơn, tốt nhất nên xử lý hàng loạt để tránh nhầm lẫn.
Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn và nếu như có câu hỏi hoặc góp ý nào khác liên quan đến bài viết thì đừng quên để lại lời bình của bạn trong phần dưới đây.
